אם קיימת שיחה בה היה צריך לדבר על "הלא נעים" בתפקוד של עובדים- סביר שזו הייתה שיחה שהגדרת כמאתגרת, כזו שבא לדחות אותה או לגמור איתה מהר. השאלה בה רבים מהמנהלים מתקשים היא איך להתגבר על כל הרגשות שיש למי שצריך להעביר משוב (לא כל כך מוצלח) בה יש מתח ואוירה לא נעימה ולהפוך אותה לשיחה שהיא ממריצה ומעודדת שינוי ושיפור.
זה נושא שאני פוגשת כמאתגר שוב ושוב בשיחות עם מנהלים- המשוב. לכן החלטתי להקדיש עוד כמה (וכמה) לכך. בפוסט הקודם כתבתי על הדרך בה אפשר להתכונן לשיחה
זה הכל בראש שלנו
יש לך דברים יותר מורכבים/פחות נעימים להגיד לעובד שלך? אבל חשוב לך לא רק להוציא את זה אלא לגרום למידע הזה להפוך לשימושי ומעשי עבור העובד? כדי להצליח להבין איך לעשות את זה נכון אני מזמינה אותך לצלול פנימה למח שלנו ולהבין מה קורה לנו בשיחות קשות (מבטיחה לעשות את זה פשוט.. לא לברוח בבקשה..)
יש לנו במח שני אזורים שפעילים בזמן שיחות וקשורים עם אחרים-
אזור שהוא יותר קדום בהתפתחות האנושית (קוראים לו אמיגדלה) והוא עוזר לנו לזהות סכנה ולהגיב אליה במהירות. כן, מצב בו מעבירים עלינו ביקורת מצלצל לנו כסכנה.
אזור בקידמת הראש- המח הניהולי (ניאו-קורטקס) שאחראי להגיב חברתית על פעילויות, לתקשר. מחשבה כמו: " כן זה המנהל שלי ולכן אני צריכה לשבת בחדר ולהקשיב לו".
כל אחד מהאזורים האלו מגיב אחרת למצב- אחד נועד להגיב על איום וסכנה ולגרום לנו להחליט מה אנחנו עושים במצב כזה (בורחים נלחמים או קופאים) והשני נועד לתקשר עם האחרים ולייצר שיחה שיתוף פעולה וכו'.
במצב בו אנחנו מרגישים מאויימים – האזור המאותת על "זהירות" נכנס לדריכות והגוף מפריש חומרים שמונעים מאיתנו קשב, אנו מסתגרים, עונים בכעס ועוד תגובות שליליות. המח שלנו למעשה "ננעל" ומונע מאיתנו לתקשר ללמוד ולהבין.
לעומת זאת, אם אנחנו מרגישים נינוחים, חשים אמון באחר – החלק הניהולי במח הוא הפעיל- חומרים מוזרמים לגוף ומאפשרים לנו להיות בקשב, בלמידה לחוש בטוחים ולהגיב לעניין.
זהו, סיימתי עם ההסברים, הבטחתי שזה יהיה פשוט ומקוה שעמדתי במשימה.
למעשה מה שצריך לעשות זה לעודד את המח הניהולי להרגיש במהלך השיחה נינוח ורגוע ולא להפעיל את האזעקה של אזור הסכנה (האמיגדלה).
מביולוגיה לתכלס- איך מנהלים שיחה טובה?
כדי לסגור את המעגל ולעשות סדר- מה שצריך כדי לקיים שיחת משוב טובה היא אוירה נכונה (ואז אזור הסכנה במח לא מופעל ולא גורם להקשבה שלנו להנעל ). כלומר, לייצר מצב בו העובד שמקבל את הפידבק ירגיש נינוח ולא מאויים. כך אפשרי להעביר מסרים מגוונים ולבדוק מה אפשר לשפר ולהתפתח כדי להצליח בהמשך.
האוירה הזו היא כמו להכנס לחדר מפנק בספא, שם יש מוזיקה נכונה, צבעים רגועים, נרות וריח טוב. בגוף ישר מרגישים תחושה נינוחה- ואז מתמסרים בקלות לטיפול.
זה מה שלמעשה צריך לקרות בשיחת משוב- לייצר אוירה כזו שתשפיע באופן חיובי על הקשב והלמידה אצל הצד השני.
איך לגרום לעובד להרגיש נינוח ולא מאויים ?
ניהול חכם, מבוסס על מה שקורה לנו במח ועושה זאת בדרך נכונה. אני יודעת שלפעמים בא כבר להגיד את הכל... אבל זה הדבר שיקח את השיחה לכיוון הפוך משיחת הזדמנות. שיחת משוב לא שונה משיחה רגילה שמתנהלת- לא צריך דרמות מיוחדות. תנו לפשטות ולכנות לעשות את העבודה.
להתחיל לדבר ולהתחבר בדברים שייצרו את האוירה הנכונה להכיל את הנושאים העיקריים בה. חשוב קודם כל לתת תחושה לעובד שהוא נראה, את האדם שבו לפני שמתחילים לדבר על כל שאר הדברים.
שקיפות וכנות- דיבור בגובה העיניים, ענייני אבל אמפטי חשוב כדי שזה ירגיש שיש ביחד. אם התכוננת לשיחה- אז יש לך נושא ומטרות שאיתן חשוב שהעובד יצא בסוף השיחה. לכן,זמן תגובה גם לעובד הוא קריטי, לשמוע את התובנות שלו בנושא. גם בצד שלך, בגלל שיש מוכנות, אז בצד שלך יהיה פחות מתח.
גישת האחריות המשותפת - שיחת המשוב היא לא "בעיה של העובד" אלא היא נושא שחשוב גם לך. כלומר השאלה היא לא רק מה העובד צריך לשפר או לשנות - אלא איך יש מעורבות שלך בשיפור ובשינוי? ולכן שימוש בשאלות פשוטות יכול לעשות את העבודה.
כאשר מייצרים שילוב של כל אלו- העובד שינהל אתך שיחה, יוכל לגלות סקרנות, הקשבה ונכונות ללמוד (הפטנט שלי זה לתת לזה שם קוד- "אוירת ספא"). לייצר בחדר נינוחות אצלך, אצל העובד ובחלל במשרד.
כרגיל רכזתי עוד כמה טיפים כדי לעזור לך לעשות את זה נכון יותר כבר בשיחה הבאה.
טיפ טיפה
כדי להתחבר אפשר להתחיל בשאלות כלליות והתעניינות בעובד. הנה כמה דוגמאות:
מה נשמע בפרוייקט?
איך את מרגישה בתפקיד שלך?
איך הההשתלבות שלך בצוות החדש?
שקיפות וכנות בהצגת הנושא ושימוש בתובנות של העובד מדוע המצב הוא כזה. אפשר להשתמש בשאלות כגון:
"בוא נסתכל רגע על המצב וננסה להבין מה יצר אותו"
"אם X היה בחדר עכשיו- מה הוא היה מתאר?"
"מה הייתה נקודה בה יכולת לבחור אחרת?"
גישת האחריות המשותפת- זה השלב לייצר תוכנית פעולה בה שניכם לוקחים חלק:
להחליט על יעדים ולוח זמנים
לקבוע מתי תשוחחו שוב
לוודא כי יש נתיבי תקשורת פתוחה בינכם כדי להשיג את השינוי הדרוש.
זהו, הגעתי לסוף של הפוסט אבל אני חייבת לשלב עוד משפט ממש חשוב-
מילים יוצרות עולמות ומחשבות ...חשוב לסייע לאנשים שלך לשנות לפחות את העולם שלהם ואת היכולת להצליח בו באמצעות ניהול חכם של שיחת המשוב. המסר שלך והדרך בה תעבירי אותו יכול לפתוח אותם לעולמות ומחשבות חדשים כדי להשיג שינוי- או לגרום להסתגרות וחוסר הקשבה
אז מה איתך ? יש לך שאלות איך לעשות זאת נכון- אפשר לשלוח לי וואטסאפ ואשמח לסייע :-)