מה חסר לך?
אם יכולתי להוסיף משהו אחד - רק אחד- לחיים שלי – זה לא היה כסף, או אוטו גדול.
זה בטח היה זמן.
יש לי כל כך הרבה רעיונות ודברים שאני רוצה לעשות רק לא תמיד משבצות פנויות ביומן.
אני כל הזמן במין נסיון להספיק, ולא משנה כמה מוצלח היום שלי, עדיין יש ערימה של נושאים ודברים שצריכים להיות בטיפול (או שאני יודעת שעומדים להגיע).כל הזמן יש ריצה, בלתי, מושגת לנסות ולתפוס אותו.
לפעמים מצחיקה אותה המחשבה על מה הייתי עושה בסדנאות שהנחיתי רק לפני כמה שנים בתחום ניהול הזמן. לימדתי טכניקות שונות להתמודדות עם עומס. האבנים הגדולות, איך להיות יעלים בחלוקת הזמן איך לסמן משימות שונות ולעקוב אחרי הרשימות. אנשים היו מתלוננים כי עקב ריבוי משימות ומיילים הם לא עומדים בקצב.. כל הזמן המחשבה היתה איך אני מצליח לדחוס יותר דברים בפחות זמן.
אחד המנהלים סיפר לי לאחרונה שהוא עובד ביום 11 ולפעמים 12 שעות וזה לא מספיק- עדיין הוא לא מצליח להשתלט על הכל. כל הזמן יש ריצה, בלתי מושגת לנסות ולתפוס אותו.
תסמונת השולחן הריק
זו לא הפעם הראשונה שאני כותבת על הנושא ולמה ?כי הוא כואב. בראש, אנחנו מחזיקים את המחשבה שאם רק נהיה מספיק יעילים – נגיע למצב של שולחן ריק. תיבת דואר מסודרת לגמרי, 0 הודעות שלא נקראו בוואטסאפ. שזו רק שאלה של יעילות.
האמת, היא לא ממש מציאותית המחשבה הזו. אבל היא ממשיכה לנהל אותנו.
כיום אנחנו מדברים על מצב אחר. המציאות היא לא רק עומס היא מורכבות וחוסר בהירות שמשולבת בהסחות דעת ב-ל-ת-י נ-ג-מ-ר-ו-ת
גם אני חולה במחלת ״רשתת חברתית מתקדמת״ - החיבור הקבוע לנייד ולעולם. הפחד להפסיד מה שקורה בוזמנית (על אותה דקה מגיע מייל, פוסט שעלה ושלא נשכח את קבוצות הוואטסאפ שמספקות הרבה שיחות).
עם כל הכיף והיתרונות שבכך ( וואו בדיוק האחיינית שלחה תמונה מנפאל, והבוס עדכן על ההצלחה של התצוגה בברלין ואבא שבקניות בניו יורק מתייעץ לגבי הצבע של החולצה בחנות..) יש גם מחיר שמגיע עם כל זה- בזבוז זמן, חוסר סבלנות, קפיצות מנושא לנושא עומס עומס עומס (מחשבתית ולא רק של משימות).
אני מספרת על זה כי אני ממש לא היחידה שחווה את זה ... לכן גם בפתרונות ושיטות עבודה, הפוקס עבר מטכניקות של ניהול משימות לטכניקות לניהול עצמי. לדעת להתמקד בדברים שחשובים לי ולנהל את עצמי נכון. זה למעשה ניהול הזמן הנכון כיום- איפה אני אל מול מה שחשוב לי. זו המציאות של רובנו לחייות בשלום עם הפער בין כל המחשבות והרעיונות והדברים שקורים לבין מה שנספיק. הפער הזה פחות יטריד אם נשמור על עצמנו להתמקד במה שחשוב. כי הדברים החשובים לנו בחיים הם אלו שממלאים אותנו, שנותנים עניין וגם משמעות.
ובכל זאת- איך חיים עם ההקווצות ובכל זאת שומרים על שפיות ? בעודי מוצאת את עצמי שוב בודקת איך אני מול התכנונים- נזכרתי בספר שקראתי לאחרונה בתחום וגם עשינו פרק בפודקאסט עליו
(יש אותו גם בקינדל)
מה למדתי מהספר הזה (ושאני חושבת שאפשר שכל אחד יכול ליישם)?
הספר מסתכל על הקופסא (שהיא כבר לא כזו שחורה ובלתי מוסברת)- המח שלנו. ומציג שתי תובנות חשובות בתור התחלה
1️⃣ארגון מתחיל מלמעלה (המח) ויורד למטה (סביבת עבודה, יומן וכו'..)- אם אנחנו רוצים יותר שקט ורוגע ביום יום שלנו אנחנו צריכים להבין מה עוזר למח שלנו לעבוד טוב- ומה בדיוק ההיפך- משבש ומפריע.
2️⃣בסקר שנערך בארה״ב התברר כי 80% עובדים מעבר לשעות בעבודה- מחצית מהם דיווחו כי הם עושים זאת מתוך לחץ על שאינם מספיקים. קוצר הזמן – הוא כאב גדול שעדיין הרבה אנשים חושבים שהדרך לפתור אותו הוא בנסיון להאריך את משאב הזמן- לא הספקתי אז נשארים עוד שעות בעבודה . אח"כ אנשים מתפלאים שהם שחוקים, עייפים וחסרי אנרגיה.
6 עקרונות שיעשו לכם את החיים יותר פשוטים וקלים
1) שליטה ברגשות- אנחנו אוהבים לחשוב על עצמנו כמכונה יעילה ואפקטיבית. למעשה אנחנו מגיבים לאירועים ומחשבות בראש שמפיעלים אצלנו את בלוטת הרגש. ולכן המסר כאן הוא- עצרו'!!! אם אתם מוצפים רגשית - היכולת לעסוק בדברים שונים מוגבלת. אין מה לנסות במצב כזה לתפקד באופן יעיל.
מחכה לכם ערימת מיילים שמעצבנת אתכם? או יצאתם משיחה לא פשוטה ואתם צריכים עכשיו לנסח מייל מדוייק למישהו בכיר בארגון? קודם כל תגיעו למצב נפשי רגוע (כן כן- יוגה.. פילאטיס.. מיינדפולנס או משהו אחר שיאפשר לכם לחזור לבסיס הרגוע שלכם) ורק אז תוכלו להיות יעילים וממוקדים.
2) ריכוז הקשב שלכם - נשמע קצת אקדמי- אבל הכוונה שאנחנו צריכים להיות מרוכזים במשימה אחת. כמו שאוהבים להגיד – שימו את העיניים על הכדור. המח מצליח כך לעבוד ביעילות ולסנן דברים שאינם חשובים ומעכבים את עיבוד המידע שלו. מי שמרגיש רגשות אשם שהוא לא מצליח לעשות גם- וגם (לכתוב מייל תוך כדי שיחה עם עובד שנכנס לחדר) מהיום יכול להגיד לעצמו - המולטי טאסקינג מת ויחי המלך החדש..!!🤴
3) הפסקות- זוכרים את המורות שכאשר היה צלצול להפסקה היו אומרות " הצלצול הוא בשבלי.. אז זהו שלא. למרות שזה נראה סותר את הנקודה הקודמת הפסקה נותנת למח להתאוורר ולחזור במהירות לעבודה. הצלחתם לעבוד בריכוז- יש כאלו שיגידו 20-30 דקות זה הזמן האפשרי היום למרביתנו. קפה, קצת תנועה, ללכת, לקשקש רגע עם מישהו הם בדיוק הדבר שהמח שלכם יגיד לכם תודה על זה אח"כ.
4 ) בואו נחשוב על זה שוב- מה שיפה במח שהוא יכול להמשיך לעסוק בחוויה גם שעות (שלא להגיד שנים) אחרי שהיא הסתיימה. יש לנו את היכולת לאחסן משהו ולהמשיך ולנתח מידע גם אחרי שהגירוי (תמונה, צליל, אובייקט) נעלמו. גם אחרי שהשיחה הקשה עם העובד הסתיימה אנחנו יכולים להרהר בה ולהגיע לתובנות/ מעשים וכו׳... ולכן ממליץ הספר לפתח יכולת זו ולחזור למידע שכזה על מנת לבחון אותו ולהתייחס אליו. ועל זה אני אומרת – כן כן ועוד קצת כן. מנהלים שרוצים להצליח חייבים לדעת לחזור אחורה לנושאים שונים וללמוד לתכנן ואפילו לשנות אותם לעתיד. כך צומחים ומצליחים.
5)גמישות מחשבתית- כמו שיש אנשים גמישים בגוף יש גם כאלו שגמישים מחשבתית- מסוגלים לייצר שינוי באופן מהיר על סמך ניתוח של מצב קיים /צרכים וכו׳ (מי אמר טייסי קרב ולא קיבל?). עשינו משהו – אבל אז – הופ- מישהו הזיז לנו את הגבינה. שזה יכול להיות שינה את הנסיבות, החוקים, התחרות או כל דבר אחר. אנחנו צריכים שהמח שלנו- שכל הזמן חושב, מנתח, מסיק מסקנות יהיה מסוגל לעשות ריפרש על המחשבה/החלטה/התנהגות ולקבל החלטות חדשות על סמך הנתונים החדשים. זה שהצוות שלך התרגל לעשות משהו וככה אתם פועלים כבר שנתיים ממש לא אומר שזה מה שנכון עכשיו. כבר אומרת שזה לא קל ואני יכולה להזכר במלא שיחות על מנהלים שנדרשו – להכניס שיטות עבודה חדשות, לחשוב על פתרונות יצירתיים ואחרים ממה שעשו כל הזמן. למה? כי יש חדש תחת השמש – הרבה וכל הזמן...
6) המח המאורגן- לחבר את כל הנקודות- הנקודה זו היא לא משהו חדש בפני עצמו אלא שילוב של כל קודמותיה- המח המאורגן הוא כזה שמסוגל לשלוט ברגשות, להתרכז אך גם מסוגל לקחת הפסקה ולעסוק במשהו אחר, יודע לחזור למידע מאוחסן ולאמץ שינוי/נושא אחר לעסוק בו באופן מהיר.
ועכשיו- אני הולכת לקחת קצת הפסקה מכתיבה ( נקודה מספר 3) ועוברת לרענון ומשם לחשיבה (נקודה מספר 4) ומאחלת ארגון מח נעים.