למי שרוצה לקצר זמנים, בסוף הפוסט יש קובץ הכנה לשיחות משוב להורדה -למרות שממש ממליצה קודם לקרוא.
הוא נכנס לחדר והתיישב, זה היה מפגש אימון נוסף עם מנהל. הפנים שלו דיברו בלי שהיה צריך להגיד מילה. רק שאלתי מה קורה ? ומיד זה יצא. הרבה תסכול, חוסר נעימות ואכזבה. הוא הגיע לפגישה שלנו אחרי שיחת משוב שהיתה לו עם ראש המחלקה שלו. השיחה לא הייתה על כמה הוא נהדר אלא הוצג בה חוסר שביעות הרצון ממנו, נקודות פחות חיוביות על התפקוד וההתנהלות שלו בכלל. הוא יצא מהשיחה הזו בתחושה של – "מה אני עושה בארגון הזה בכלל?"
קאט
נשמע מוכר? כי לא כל העובדים בארגון הם טאלנטים או סופרסטרים ויש גם כאלו שאינם עומדים בציפיות. לכן, נדרש ממך בתפקיד ניהולי לדעת לנהל שיחה ולהעביר מסר מקצועי גם במצבים פחות 'כייפים', במצבים של שיחות קשות.
מדוע אני קוראת לסוג כזה של שיחות, קשות? כי הן יוצרות קושי לדובר (לעסוק בנושאים לא נעימים) יש צורך להעביר מסר שנתפס כקשה (הדברים הלא טובים) והן קשות גם לשומע (אף אחד לא אוהב להתמודד עם משוב שמציג למעשה את החולשה או האכזבה ממנו).
זה לב העניין, המשולש של מעביר המשוב, המסר עצמו ומקבל המסר יכול להתנהל אחרת. איך הופכים שיחת משוב קשה לשיחה, שמשנה זוית ראיה בכל אחד מהקודקודים של המשולש הזה.
מדוע לקיים שיחת משוב?
"כי ככה עושים אצלנו בארגון"- זו תשובה אולי ברורה, שמדגישה את הנוהל בארגון.
"זה קשור לשאלה של האם יקבל העובד בונוס השנה ואם כן, מה גודלו" – אין ספק שלחלק מהתוצאה של שיחה כזו יש משמעות כספית וחשובה.
"לבדוק עמידה ביעדים"- שזה ממש חשוב ונותן אפשרות לבחינת תהליך והשגתו. עבור הארגון זה בוודאי אחד הנושאים החשובים ומטרה מרכזית בקיום שיחה כזו.
שיחת משוב שמתקיימת בין מנהל לעובד היא הזדמנות למקסמם את הפוטנציאל של העובד בעשיה שלו בתפקיד, לעזור להגביר את המודעות שלו גם לגבי היכולות וגם לגבי נקודות לשיפור. לזהות צעדים שיכולים להביא לשיפור בביצועים, בהתנהלות ובנוכחות של העובד בארגון כך שיצליח.
פוטנציאל מול מציאות
חלק מהשיחות האלו מעלות את הצורך לדבר גם על מה לא בדיוק עובד, היכן הציפיה לא פגשה את המציאות ולבדוק מה אפשר לעשות עם זה. קיום השיחה יכול להיות הזדמנות להפנות פנס. לשוחח על הפינות הפחות מוצלחות בהתנהלות של העובד במטרה לסייע לראות מציאות זו, להבין מה חסר ומשם להשתפר ולצמוח.
זה מסוג השיחות שיש נטיה טבעית לדחות אותן, כי לא כיף לעשות, ללכת קצת מסביב, ואז לשים את הכל על השולחן ולהתפלא שהעובד לא קיבל כל כך טוב את מה שנאמר לו.
המנהל שהגיע לאימון איתי, ידע להגדיר את המסרים שהועברו לו- חוסר מקצועיות, מוטיבציה נמוכה, חוסר מחוייבות ורמת ביצועים שאינה מספקת. לא הועבר לו שום מסר של מכאן לאן? ולכן היה ברור התסכול שלו והתגובה של אני רוצה לעזוב את הארגון.
אם אפשר עוד רגע להחזיק במילה הזדמנות, זה יכול לעשות את כל ההבדל באופן בו דברים יתגלגלו מכאן והלאה. כלומר, השיחה הזו לא נועדה להיות חיסול חשבונות, או להוציא את כל מה שיש לך להגיד על העובד ועל מה לא טוב. אני מזמינה אותך לראות בשיחה כזו פוטנציאל- למה יכול להיות אחרת.
טיפטיפה
נכון שחלק ניכר מהאנשים מעדיפים שלא להתעסק עם הנושא אך זה בדיוק הדבר שצריך לעשות, להתכונן ולהקדיש זמן לפני הפגישה עם העובד. כדי לעשות זאת, ההצעה שלי היא לענות לעצמך על מספר שאלות שיעזרו ליצר מוכנות ומיקוד נכון :
1. מבין כל הנושאים שאני רואה כדורשים שיפור ושינוי, מהם 1-2 הדברים שאם ניגע בהם ייצרו שינוי משמעותי בתפקוד העובד?
2. איזה מידע או דוגמאות חשוב לי להציג המדגימים בצורה נכונה את שני הנושאים שבחרתי להתקמד בהם?
3. עם מה חשוב לי שהעובד יצא בסוף השיחה גם מבחינה רגשית וגם מבחינת מחוייבות ועשיה?
פוסט המשך עוסק בשאלה כיצד לנהל ולהתנהל נכון בזמן שיחת המשוב עצמה.
הכנתי גם קובץ להורדה עם השאלות- אפשר ללחוץ על הכפתור :
